Automatyzacja ofert w Subiekt Nexo — jak to dziala?

Obsluga zapytan ofertowych to jedno z najbardziej czasochlonnych zadan w firmach handlowych korzystajacych z Subiekt Nexo. Kazdy email wymaga przeczytania, zidentyfikowania produktow, sprawdzenia cen i recznego utworzenia oferty w systemie ERP. A co gdyby caly ten proces mogl dzialac automatycznie?

Problem: reczna obsluga zapytan ofertowych

Typowy dzien handlowca w firmie korzystajacej z Subiekt Nexo wyglada tak: przychodzi email z zapytaniem ofertowym, handlowiec go czyta, identyfikuje produkty, otwiera Nexo, szuka kartotek, tworzy oferte, wpisuje pozycje i wysyla odpowiedz. Caly proces trwa od 10 do 30 minut na jedna oferte.

Przy 10-20 zapytaniach dziennie to 3-10 godzin czystej pracy recznej. Dodaj do tego bledy literowe, pomylone ilosci i opoznienia — a masz przepis na utracone szanse sprzedazowe.

Rozwiazanie: automatyczny pipeline ofertowy

Ofertomatyk rozwiazuje ten problem, automatyzujac caly lancuch — od odebrania emaila po gotowa oferte w Subiekt Nexo. Proces wyglada tak:

1. Monitorowanie poczty — system automatycznie sprawdza nowe emaile w CRM Gestora co minute
2. Klasyfikacja AI — sztuczna inteligencja rozpoznaje, czy email to zapytanie ofertowe, spam czy inne zapytanie
3. Ekstrakcja produktow — AI analizuje tresc emaila i wyciaga nazwy produktow z ilosciami
4. Fuzzy matching — system dopasowuje nazwy z emaila do kartotek w Nexo (nawet przy literowkach)
5. Utworzenie oferty — przez API Sfera powstaje gotowa oferta (ZK) w Subiekt Nexo jako brudnopis

Handlowiec dostaje gotowa oferte do przejrzenia — wystarczy sprawdzic, ewentualnie skorygowac ceny i wyslac do klienta.

Jak dziala fuzzy matching produktow?

Klienci rzadko uzywaja dokladnych nazw produktow z katalogu. Pisza "pompa ciepla 8kw", "PC 8 kW" albo "pompa cieplna osiem kilowatow". Ofertomatyk radzi sobie z tym dzieki algorytmowi fuzzy matching, ktory:

• Normalizuje tekst (usuwanie polskich znakow, zamiana synonimow)
• Porownuje wieloma metodami (Levenshtein, tokeny, dopasowanie czesciowe)
• Zwraca najlepsze dopasowanie z procentem pewnosci
• Odrzuca dopasowania ponizej progu (domyslnie 55%), by uniknac bledow

Dzieki temu nawet nieprecyzyjne zapytania emailowe sa prawidlowo mapowane na produkty w kartotece Nexo.

Integracja z Subiekt Nexo przez Sfere

Ofertomatyk komunikuje sie z Subiekt Nexo przez oficjalne API InsERT Sfera. To oznacza, ze nie modyfikuje bazy danych bezposrednio — kazda operacja przechodzi przez walidacje Sfery, tak jakby handlowiec tworzyl oferte recznie.

Oferty tworzone sa jako brudnopisy (drafty), wiec zawsze jest mozliwosc weryfikacji przed wyslaniem do klienta. System nie omija zadnych regul biznesowych skonfigurowanych w Nexo.

Wyniki: ile czasu mozna zaoszczedzic?

W typowej firmie handlowej z 10-20 zapytaniami ofertowymi dziennie, automatyzacja pozwala zaoszczedzic:

• 15+ godzin miesiecznie na samym tworzeniu ofert
• 90% mniej bledow w pozycjach ofertowych
• Czas odpowiedzi ponizej 2 minut zamiast 10-30 minut

Szybsza odpowiedz na zapytanie to wieksza szansa na zamowienie. W branzy B2B, gdzie klient czesto wysyla zapytanie do kilku dostawcow naraz, ten kto odpowie pierwszy — wygrywa.